La mayoría de familias prefieren el enfoque tradicional, sencillamente porque ya lo conocen: Confían sus fondos a una entidad financiera de buena reputación para el manejo de sus patrimonios, consultan un bufete de abogados de primera línea para sus asuntos societarios y sucesorales y mantienen un contador para que les prepare y presente las declaraciones tributarias.
El grupo familiar, a través de uno o más de sus integrantes, debe entonces comunicarse de manera individual con cada uno de sus proveedores de servicio. Y debe estar pendiente de comunicar, con precisión y oportunidad, toda la información que ellos deben conocer sobre los otros asuntos: Entregar al contador todos los extractos, entregar a las entidades financieras las declaraciones, informar si hay cambios en la composición familiar, o si hay decisiones de fondo sobre las estructuras de propiedad, etc.
Adicionalmente, uno o más miembros del grupo familiar deben asumir la función de mantener informado al resto de la familia, al tiempo que recogen información sobre lo que hace, recibe, gasta, compra o vende cada uno de sus integrantes.
Con frecuencia, un error o una tardanza en esta función vital de “centro de comunicaciones” puede significar declaraciones mal presentadas, multas de la Dian, errores en inversiones. Y, con mayor frecuencia de lo que debería, fácilmente se generan malentendidos y conflictos entre hermanos o entre subgrupos de la familia.
Uno de los roles claves del Family Office es, entonces, el de obtener y almacenar toda la información relevante del grupo familiar y comunicarla a quien corresponda, cuando corresponda. Aliviando a la familia de una labor que puede ser estresante y compleja. Un buen Family Office, como WMI, es experto en estas gestiones. Lo hace todos los días para sus clientes.
Poner en manos de un Family Office el repositorio de información de la familia puede sonar para algunos algo arriesgado y extraño. Pero, en su papel de gran integrador, es la mejor solución en el camino de ser organizados, vivir tranquilos y crecer como grupo familiar.
